Grob fahrlässiges Organisationsverschulden, Versicherungsschutz und die Notwendigkeit der Dokumentation

Nach Anzeige des Versicherungsfalles verlangt der Versicherer schriftliche Organisationsdiagramme, Richtlinien und Arbeitsanweisungen über Betriebs- und Produktionsabläufe, Sicherheitshinweise, Nachweise über Auswahl, Instruktion und Überwachung von Angestellten und Prozessen. Nicht selten existieren die angeforderten Unterlagen nicht, sind nicht vollständig oder enthalten gerade für das schadenstiftende Ereignis keine Hinweise oder Verhaltensrichtlinien. Nicht selten wurden Anweisungen nur mündlich erteilt. Die Organisation wurde gelebt und nicht dokumentiert. Die fehlende Verschriftlichung bestärkt den Versicherer in der Annahme, die Organisation sei mangelhaft. 

Vor diesem Hintergrund soll der Frage nachgegangen werden, welche Bedeutung das Organisationsverschulden für den Versicherungsschutz hat, wie die Beweislast für ein Organisationsverschulden verteilt ist und welche Konsequenzen eine fehlende Dokumentation für den Vorwurf der mangelnden Organisation hat. 

1. Bedeutung des Organisationsverschuldens

Ein Unternehmen hat sich so zu organisieren, dass Pflichtverletzungen gegenüber Vertragspartnern oder Dritten nicht auftreten und Schadenfälle vermieden werden.  

1.1 Organisationspflicht

Kern der allgemeinen Organisationspflicht ist die Schaffung einer Verhaltens- und Aufsichtsorganisation. Diese beinhaltet den Erlass von allgemeinen und individuellen Anordnungen, die die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, Verordnungen, behördlichen Anweisungen, Sicherheitsvorschriften und internen Regelungen gewährleisten sollen. Das Unternehmen hat die Einhaltung der Anweisungen zu beaufsichtigen und die mit der Durchführung der Organisation betrauten Personen sorgfältig auszuwählen, anzuweisen und zu überwachen.

1.2 Organisationspflicht als Leitungsaufgabe 

Die Organisationspflicht ist Geschäftsführungsaufgabe. In Unternehmen trifft die Organisationspflicht die gesetzlichen Organe und Vertreter des Unternehmens. Ein schuldhafter Verstoß gegen die Organisationspflicht (Organisationsverschulden) begründet einen Pflichtverstoß der Organmitglieder gegenüber dem Unternehmen. Im Außenverhältnis gegenüber Dritten oder Vertragspartnern begründet das Organisationsverschulden einen eigenen Pflichtverstoß des Unternehmens. Mit dem Einwand des Organisationsverschuldens wirft der Versicherer dem versicherten Unternehmen einen Verstoß gegen den Versicherungsvertrag vor. 

1.3 Organisationsverschulden auf Repräsentantenebene

Über das Organisationsverschulden relativiert der Versicherer Repräsentantenklauseln. Repräsentantenklauseln sollen das Risiko des Versicherungsnehmers minimieren, den Versicherungsschutz zu verlieren. Danach hat sich der Versicherungsnehmer unter dem Versicherungsvertrag nur das Verhalten bestimmter Repräsentanten zurechnen zu lassen. Repräsentanten sind häufig allein die Mitglieder der Geschäftsführung, ggf. noch der Leiter der Versicherungs- und Rechtsabteilung. Kann also ein vertragsverletzendes oder schadenstiftendes Verhalten eines Angestellten dem Versicherungsnehmer nicht zugerechnet werden, begründet der Versicherer über das Organisationsverschulden einen eigenen Verstoß des Versicherungsnehmers gegen den Versicherungsvertrag auf Repräsentantenebene. 

1.4 Beispiele für das Organisationsverschulden

Das Organisationsverschulden kann beispielsweise den Tatbestand der Herbeiführung des Versicherungsfalles (§ 81 VVG) oder einer Obliegenheitsverletzung (§ 28 VVG) erfüllen.

Herbeiführung des Versicherungsfalles (§ 81 VVG):

Ein großes Unternehmen benötigt Wachpersonal zum Schutz seiner Verwaltungsgebäude. Es kommt zum Einbruch und dem Verlust von wertvoller Technik und Daten. Es stellt sich heraus, dass der Einbruch mit Hilfe eines Wachmannes begangen wurde, der den Einbrechern Pläne des Gebäudes verschaffte und den Zugang ermöglichte. Der Wachmann war vorbestraft. Die Personalabteilung verlangte bei Einstellung kein Führungszeugnis. Es gab keine Anweisung an die Personalabteilung, bei Einstellung von Wachpersonal ein Führungszeugnis zu verlangen. Der Versicherer könnte einwenden, das versicherte Unternehmen habe den Versicherungsfall (Einbruch und Diebstahl) durch mangelnde Anweisungen zur Einstellung von Wachpersonal ermöglicht. 

Obliegenheitsverletzung (§ 28 VVG):

Das Organisationsverschulden kann den Tatbestand einer Verletzung einer vertraglich vereinbarten Obliegenheit erfüllen. Ein Angestellter bedient eine Produktionsanlage entgegen behördlichen Sicherheitshinweisen mehrfach falsch, so dass es zu wiederholten kleineren Produktionsstörungen kommt. Nach einer nochmaligen Fehlbedienung wird die Anlage stark beschädigt und steht für mehrere Monate still. Der Versicherungsvertrag der Maschinen- und Ertragsausfallversicherung enthält die Obliegenheit, dass der Versicherungsnehmer behördliche Sicherheitsvorschriften bei Betrieb der Anlage einzuhalten hat. Die behördlichen Sicherheitsvorschriften waren nicht für alle Angestellten zugänglich schriftlich niedergelegt. Das Bedienungspersonal erhielt keine Einweisung in die Sicherheitsvorschriften. 

Das gegen die Sicherheitsbestimmungen verstoßende Verhalten des Angestellten kann dem Versicherungsnehmer nicht zugerechnet werden, da der Versicherungsvertrag eine qualifizierte Repräsentantenklausel enthält. Der Versicherer könnte einwenden, das versicherte Unternehmen habe die Obliegenheitsverletzung durch die Repräsentanten begangen. Diese haben kein internes System eingerichtet, das die Kenntnis und Umsetzung der behördlichen Sicherheitshinweise durch das Personal sicherstellt und die Bedienung durch das Personal überwacht.

Verletzte der Versicherungsnehmer die vertragliche Obliegenheit grob fahrlässig, so steht dem Versicherer ein Leistungskürzungsrecht (Quote) zu. 

2. Beweislast des Versicherers

Die Reichweite der Beweislast des Versicherers im Fall eines Organisationsverschuldens ist abhängig vom Tatbestand, auf den er sich beruft.

2.1 Herbeiführung des Versicherungsfalles

Beruft sich der Versicherer auf die Herbeiführung des Versicherungsfalles hat er zunächst einen objektiven Verstoß gegen die Organisationspflicht zu beweisen. Für einen objektiven Pflichtverstoß durch Organisationsverschulden hat der Versicherer substantiiert darzulegen, welche Maßnahmen der betrieblichen Organisation, Auswahl, Instruktion oder Überwachung von Angestellten im Einzelfall nach dem vertraglichen vorausgesetzten Versicherungsstandard erforderlich, d.h. möglich und geeignet waren. Da der Versicherungsfall eingetreten ist, findet der Versicherer ex post unschwer Maßnahmen, die den Eintritt des Versicherungsfall verhindert hätten. 

Des Weiteren muss der Versicherer das Unterlassen der erforderlichen Maßnahmen beweisen. Dafür ist es ausreichend, dass er vorträgt, die Repräsentanten hätten die erforderlichen organisatorischen Maßnahmen nicht getroffen. Das Unterlassen als negative Tatsache kann nicht bewiesen werden. Insoweit obliegt dem Versicherungsnehmer eine sog. sekundäre Darlegungs- und Beweislast. Da es sich um Organisationsmaßnahmen aus seiner Sphäre handelt, muss er darlegen, dass und welche Organisationsmaßnahmen er getroffen hat.

Der Versicherer hat des Weiteren den subjektiven Verstoß gegen die Organisationspflicht, d.h. das Verschulden, darzulegen und zu beweisen. Ein vorsätzliches Organisationsverschulden dürfte in der industriellen Schadenversicherung kaum denkbar sein. Für einen grob fahrlässigen Verstoß muss der Versicherer nachweisen, dass Versicherungsnehmer bzw. dessen Repräsentanten die im Verkehr erforderliche Sorgfalt nach den gesamten Umständen in ungewöhnlich hohem Maße verletzt haben und unbeachtet ließen, was sich jedem hätte aufdrängen müssen. Im Hinblick auf das Leistungskürzungsrecht muss der Versicherer auch beweisen, wie schwer das grob fahrlässige Verschulden wiegt. 

Schließlich muss der Versicherer beweisen, dass die Verletzung der Organisationspflicht für den Eintritt des Versicherungsfalles kausal war. 

2.2 Obliegenheitsverletzung

Beruft sich der Versicherer auf eine Obliegenheitsverletzung durch Organisationsverschulden, kommen ihm erhebliche Beweiserleichterungen zu Gute. 

Der Versicherer muss zunächst den objektiven Verstoß gegen die Organisationspflicht, das heißt die erforderlichen Organisationsmaßnahmen beweisen, die der Versicherungsnehmer zur Erfüllung der Obliegenheit hätte treffen müssen und darlegen, dass er diese nicht getroffen hat. Den Versicherungsnehmer trifft erneut die sekundäre Darlegungs- und Beweislast über die von ihm veranlassten Maßnahmen.

Im Gegensatz zum Tatbestand der Herbeiführung des Versicherungsfalles muss der Versicherer das Vorliegen grober Fahrlässigkeit „nur“ detailliert darlegen („Substantiierungslast“). Der Versicherungsnehmer hat dann zu beweisen, dass er nicht grob fahrlässig handelte.  Der Versicherer muss für die Höhe seines Kürzungsrechts die Schwere des grob fahrlässigen Verschuldens substantiieren. Für die Schwere des Verschuldens sind die Offenkundigkeit der Obliegenheit, die Schwierigkeit ihrer Erfüllung, ihre Bedeutung für das versicherte Interesse oder die vorhersehbare Schadenwahrscheinlichkeit und -höhe zu berücksichtigen.

Will der Versicherungsnehmer eine Leistungskürzung verhindern, kann er den Kausalitätsgegenbeweis führen.

Den Kausalitätsgegenbeweis hat der Versicherungsnehmer geführt, wenn er beweist, dass die Verletzung der Obliegenheit weder für den Grund, die Höhe noch die Feststellung der Entschädigung durch den Versicherer ursächlich war. Der Beweis, dass die Obliegenheitsverletzung sich nicht ausgewirkt hat, kann mitunter schwierig zu führen sein. Bereits bei einer Mitursächlichkeit der Obliegenheitsverletzung für die Entschädigung des Versicherers kann der Versicherungsnehmer den Kausalitätsgegenbeweis nicht führen.

3. Verschriftlichung der Organisation

Verlangt der Versicherer für die Regulierung des Versicherungsfalles Unterlagen über die betriebliche Organisation, interne Regelungen, Verhaltensstandards und Anweisungen, fragt sich der Versicherungsnehmer, ob seine Organisationsstruktur den Anforderungen entspricht. Bedenken werden wach, wenn Unterlagen nur unvollständig, veraltet oder nicht vorhanden sind. Mit zunehmenden Compliance-Anforderungen und deren Umsetzung im Unternehmen geht eine Verschriftlichung der Organisation und (leider) auch der gesamten internen Kommunikation einher. Bedeutet dies jedoch, dass nur eine schriftliche Organisation den Anforderungen entspricht?

3.1 Kein allgemeines Schriftlichkeitserfordernis

Für die Verschriftlichung der Organisation spricht ihre  Dauerhaftigkeit, Verfügbarkeit und Zugänglichkeit. Verschriftlichte Organisationsmaßnahmen sind jederzeit – auch noch nach Jahren – abrufbar, für an ihrer Erstellung nicht Beteiligte zugänglich und nachweisbar. Auch wenn die besseren Argumente für eine (maßvolle) Dokumentation von Organisationsmaßnahmen sprechen, gibt es kein Gebot, das eine schriftliche Niederlegung der Betriebsorganisation ausdrücklich verlangt. Auch eine mündliche Betriebsorganisation kann bei kleineren Gesellschaften  den Anforderungen an die Organisationspflicht entsprechen. Die „mündliche“ Organisation dürfte aber in Anbetracht der Pflicht zur Schaffung eines Überwachungssystems gemäß § 91 Abs. 2 AktG die Ausnahme sein. § 91 Abs. 2 AktG ist nicht nur auf Aktiengesellschaften, sondern analog auch auf andere große Gesellschaften anwendbar. 

Nach § 91 Absatz 2 AktG hat der Vorstand einer Aktiengesellschaft geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, um die Früherkennung den Fortbestand der Gesellschaft gefährdender Entwicklungen zu ermöglichen. Bestandsgefährdend sind Entwicklungen, die ein Insolvenzrisiko für die Gesellschaft begründen oder wesentlich steigern. § 91 Absatz 2 AktG fordert dem Wortlaut nach keine Schriftlichkeit. Nach der Rechtsprechung muss das Früherkennungssystem jedoch schriftlich dokumentiert sein. Die Dokumentation soll sicherstellen, dass alle verantwortlichen Personen über die Hierarchieebenen bis zur Unternehmensleitung Kenntnis von den vorhandenen Risiken erlangen, um Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Da das Früherkennungssystem nach § 91 Absatz 2 AktG nur bestandgefährdende Entwicklungen (bspw. risikobehaftete Geschäfte, Unrichtigkeiten der Rechnungslegung) erfasst, folgt aus § 91 Absatz 2 AktG keine weitergehende Pflicht zur Dokumentation der Betriebsorganisation oder des allgemeinen Risikomanagements. Die Grenzen sind jedoch kaum klar zu ziehen. 

Im Schadenfall ist der Nachweis einer mündlichen Organisation mit erheblichen praktischen Schwierigkeiten verbunden. 

3.2 Beweisschwierigkeiten bei fehlender Verschriftlichung

Beweisschwierigkeiten bei mündlicher Organisation treten bereits bei der Widerlegung eines objektiven Verstoßes gegen die Organisationspflicht auf. Da der Vorwurf in einem Unterlassen liegt, muss der Versicherungsnehmer die von ihm getroffenen Maßnahmen detailliert darlegen (sekundäre Darlegungs- und Beweislast).

Rekonstruktionsschwierigkeiten:

Mangels schriftlicher Organisation werden innerhalb des Versicherungsnehmers aufwendige und kostenintensive Recherche- und Rekonstruierungsgespräche geführt. Wer war wofür zuständig? Wer hat wem wann welche Anweisungen erteilt? Wie war die betriebliche Übung? Wer hat die betriebliche Übung festgelegt? Wir wurde die betriebliche Übung überwacht? Wann, in welchen Zeitabständen und wie fand die Überwachung statt? Dies alles lässt sich im Nachhinein nicht oder nur sehr bruchstückhaft belegen. Bestenfalls können verantwortliche und beteiligte Personen Organisationsmaßnahmen nachträglich schriftlich niederlegen.

Nachteile des Zeugenbeweises:

Kommt es zum Streit mit dem Versicherer werden Repräsentanten und Angestellte zu den Organisationsmaßnahmen als Zeugen vernommen. Ob ein Gericht nach einer Zeugenaussage von der Existenz und der Angemessenheit von Organisationsmaßnahmen ausgeht, ist offen. 

Die Aussage vor Gericht stimmt – teilweise wegen der besonderen Vernehmungssituation – nicht unbedingt mit dem vorher Besprochenen oder Niederlegten überein. Die Glaubhaftigkeit von Organisationsmaßnahmen hängt von der Person des Zeugen ab, von seiner Erinnerungsfähigkeit für Details, seiner Ausdrucksfähigkeit und von dem Eindruck, den er bei Gericht hinterlässt.

Rückschluss auf mangelnde Organisation:

Gerichte könnten aus der Tatsache, dass der Versicherungsfall eingetreten ist und dass eine Dokumentation der Organisation fehlt, im Einzelfall auch außerhalb bestehender Dokumentationspflichten (§ 91 Absatz 2 VVG) eher folgern, das Unternehmen habe sich nicht ausreichend organisiert. Das Unternehmen hätte sich besser, d.h. schriftlich organisieren können. 

Konsequenzen des fehlenden Nachweises:

Im Fall der Obliegenheitsverletzung durch Organisationsverschulden steht mit dem objektiven Pflichtverstoß die Vermutung fest, dass der Versicherungsnehmer (bzw. dessen Repräsentanten) die Organisationspflicht grob fahrlässig verletzte. Kann der Versicherungsnehmer keine einfache Fahrlässigkeit oder die fehlende Kausalität für den Versicherungsfall beweisen, erhält er nur eine gekürzte Versicherungsleistung.

Ist der Versicherer berechtigt, den Versicherungsschutz wegen grob fahrlässigem Organisationsverschulden zu kürzen, steht im Innenverhältnis ein Organisationsverschulden der Organmitglieder im Raum. Organmitglieder könnten danach in Höhe der gekürzten Versicherungsleistung haften.

4. Fazit

Organisationspflichten sind auch für den Versicherungsschutz bedeutsam. Ein Organisationsverschulden des Versicherungsnehmers kann eine Verletzung des Versicherungsvertrages darstellen, die zu einem Leistungskürzungsrecht des Versicherers berechtigt.

Versicherungsnehmer sollten ihre Organisationsstrukturen daher auch aus versicherungsrechtlicher Sicht auf Ihre Angemessenheit prüfen. Zuständigkeiten, Berichtsketten, Sicherheitsanweisungen, Überwachungsmaßnahmen und besondere Verhaltensanforderungen aus Versicherungsverträgen sollten schriftlich niedergelegt und ihre Kenntnisnahme durch Angestellte dokumentiert werden. 

Gleichzeitig sind Regelungen zugunsten des Versicherungsnehmers im Versicherungsvertrag zu treffen, die den Einwand des Organisationsverschuldens erschweren.

Autorin: Dr. Anja Mayer

Dieser Beitrag erschien zuerst in der Zeitschrift Die VersicherungsPraxis Ausgabe 04-2012